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Por Germán Piñeiro

Estamos comenzando el año con muchas ganas de seguir brindando lo mejor de nosotros y como primer paso queremos agradecer especialmente a nuestros queridos usuarios que ya forman parte de la familia de primaERP y a todos aquellos que nos han ayudado a crecer y a madurar con sus comentarios y sugerencias.  A continuación les compartimos una breve revisión de nuestros logros en el 2015:

Revisar el e-mail, llamar por teléfono a tu colega, delegar el trabajo a quien lo tengas que delegar, volver a mirar el e-mail, volver a llamar por teléfono al que reparará el cerrojo de la puerta del edificio, escribir el reporte de la reunión de esta mañana, atender al almuerzo con el cliente X y sortear el terrible tráfico por las dos manifestaciones que bloquearon las avenidas principales, volver a la oficina, revisar tu agenda y reorganizar las citas de los próximos días, escribir otro email, revisar el presupuesto que te mandó Juan hace dos semanas...  ¡Trabaja! ¡Trabaja! ¡No pierdas el tiempo! ¡Sé productivo! ¡NO! ¡BASTA! ¡PARA! Si tu intención es lograr algo o llegar a algún lugar manteniendo la cordura y de manera efectiva, detente un momento y piensa...

¿Te has preguntado por qué tan a menudo fracasan los proyectos, cuánto dinero les cuestan a las empresas de TI los proyectos que no funcionan, cuál es el papel del director de proyectos? En este artículo te damos algunos datos que probablemente te parecerán sorprendentes.

La gurú de las redes sociales Michelle Losekoot  compartió en Twitter: "Muchos piensan que lo más difícil en la vida de un profesional independiente es conseguir nuevos clientes y trabajo. Pero en realidad, lo más difícil es rechazarlos."  Esta sencilla frase de 26 palabras logró resumir la esencia de un problema que tarde o temprano todos los emprendedores tienen que enfrentar. En su búsqueda por alcanzar sus objetivos y hacer crecer sus proyectos, muchos autónomos y emprendedores suelen aceptar cualquier trabajo que se les presenta y evitan rechazar trabajo por temor a no ganar lo suficiente o por temor a no tener suficientes clientes después, sin embargo al mismo tiempo subestiman la relación entre la cantidad y dificultad del trabajo y el tiempo con el que realmente cuentan. ¿Te suena familiar?

Imagina que estás sentado ante el ordenador tratando de concentrarte en el trabajo que estás haciendo y de pronto te aparece una notificación de que acabas de recibir un nuevo e-mail y en seguida uno de tus compañeros de trabajo dice algo gracioso. Por supuesto tienes el impulso de leer inmediatamente ese e-mail que llegó y que puede ser muy importante y, claro, por cortesía deberás de reaccionar al chiste de tu compañero. Unos minutos después, tratas de volver al trabajo que interrumpiste y te das cuenta de que ya no tienes ni idea de lo que estabas haciendo. ¿Y ahora?, cómo conseguir concentrarte de nuevo en tu trabajo o, mejor aún, cómo mantenerte concentrado en tu trabajo y no permitir que las múltiples distracciones te ahoguen. A continuación de damos 3 sugerencias muy sencillas de seguir y que seguramente te serán de utilidad.

Las juntas pueden ser una gran herramienta para impulsar la organización del equipo, resolver problemas complicados y corregir o redirigir nuestros proyectos, sin embargo, como bien sabemos, también pueden ser una pérdida de tiempo, dinero y el motivo de una baja productividad. En nuestro artículo anterior sobre reuniones inútiles y cómo evitarlas , discutimos los aspectos básicos para lograr que las reuniones tengan sentido, ahora veamos algunos consejos para que no sólo tengan un buen objetivo y utilidad, sino que además sean ágiles y efectivas.

El " vertrauensarbeitszeit ", traducido al español como "confianza en el tiempo de trabajo", es un concepto alemán que según  Wikipedia significa "...un modelo de organización del trabajo, en el que la realización de ciertas tareas acordadas está en primer plano por sobre la presencia temporal del empleado en el lugar de trabajo." E implica un acercamiento a la productividad laboral basado en la confianza y no en el número de horas que el trabajador pasa frente al ordenador. ¿Cómo funciona y por qué es importante para nuestras empresas?

Cada fin de mes me enfrento con el mismo problema: Tengo que enviar mi informe de horas a mi jefe y no recuerdo con exactitud qué fue lo que hice. Por supuesto, él quiere detalles sobre cuándo fueron las reuniones con el equipo, qué se trabajó, cuánto tiempo pasé en la consulta con determinado cliente, en qué consistió el “trabajo administrativo”, cuánto tiempo pasé en trabajo de campo y haciendo qué, etc. Son tantas las actividades que hago y las tareas que cumplo cada mes, que por supuesto nunca lo recuerdo con exactitud. Por esta razón, preparar la hoja de horas era mi mayor pesadilla hasta que hace algunos meses di con la solución.

El concepto de time tracking está muy difundido por todo el mundo y en algunos países como Suiza o Alemania incluso es obligatoria. En los países hispanohablantes sin embargo, aunque se utilice como herramienta, no existe una denominación precisa ni claridad en el concepto mismo.

Cada vez son más las empresas que aprovechan la tecnología actual disponible para trabajar bajo el modelo de equipos dispersos o “virtuales” es decir, grupos cuyos miembros se encuentran en diversas localidades pero que colaboran con el fin de conseguir un objetivo común. Esta forma de trabajo implica un costo considerablemente más bajo para los dueños de las empresas y al mismo tiempo es conveniente para los trabajadores que buscan tener flexibilidad de horarios. Sin embargo, aunque este tipo de colaboración conlleva beneficios, también implica complicaciones y nuevas formas de trabajo cuyos principios debemos conocer para asegurar su buen funcionamiento.  Revisemos 3 de los más importantes: 

En muchas pequeñas y medianas empresas suele pasar que surgen desacuerdos sobre el número de horas trabajadas y, naturalmente, también sobre la remuneración económica que se recibe. Las horas extra, los fines de semana, las vacaciones, las licencias por enfermedad, los viajes de negocios... todo esto requiere de llevar un registro preciso del tiempo trabajado. Y si la empresa se decide a llevar un registro y control del tiempo invertido en los clientes, proyectos y tareas, de pronto la carga administrativa que esto implica puede convertirse en algo casi que insostenible. Sin embargo, solo registrar el tiempo de trabajo no basta. El desconocimiento de la cantidad exacta de horas trabajadas (productivamente), es un problema con el que a menudo se enfrentan las empresas y que suele conllevar problemas con los empleados, con los clientes y llevar a una mala planificación, al incumplimiento de términos y, en consecuencia, a la pérdida de ganancias. Por esta razón es imprescindible l

Es común que la simple posibilidad de implementar una herramienta para el registro de tiempos (time tracking) genere reacciones adversas y de resistencia entre nuestros colaboradores. Puede que esto se deba a malas experiencias del pasado, pero más probablemente solo se trate de una reacción totalmente humana de miedo al cambio y a lo desconocido (y sobre todo si este cambio implica algún tipo de “control”). Si alguna vez has considerado la posibilidad de utilizar una solución de este tipo pero no estás seguro de si realmente te será útil y cómo deberías presentársela a tu equipo para que comprendan su beneficio y comiencen a utilizarla a pesar de sus miedos, aquí te damos algunos consejos:

Todos sabemos lo importante que es administrar correctamente nuestro tiempo y llevar un registro y control detallado de cómo lo usamos, no solo para cobrar las horas trabajadas, sino también para obtener datos que nos permitan identificar dónde estamos cometiendo errores y qué es lo que podemos cambiar o mejorar en nuestra toma de decisiones y en nuestro comportamiento.