Detente un momento y piensa

Revisar el e-mail, llamar por teléfono a tu colega, delegar el trabajo a quien lo tengas que delegar, volver a mirar el e-mail, volver a llamar por teléfono al que reparará el cerrojo de la puerta del edificio, escribir el reporte de la reunión de esta mañana, atender al almuerzo con el cliente X y sortear el terrible tráfico por las dos manifestaciones que bloquearon las avenidas principales, volver a la oficina, revisar tu agenda y reorganizar las citas de los próximos días, escribir otro email, revisar el presupuesto que te mandó Juan hace dos semanas...  ¡Trabaja! ¡Trabaja! ¡No pierdas el tiempo! ¡Sé productivo! ¡NO! ¡BASTA! ¡PARA! Si tu intención es lograr algo o llegar a algún lugar manteniendo la cordura y de manera efectiva, detente un momento y piensa...


Es muy común caer en la trampa de creer que el tiempo se nos escapa de las manos y de que tenemos que aferrarnos a él como si de ello dependiera nuestro éxito. Un gran número de empresas viven con la convicción de que la productividad de sus empleados (y la rentabilidad de sus costos) depende de mantener un ritmo de trabajo frenético y de ilimitada presión.

Por otro lado, vivimos en un mundo en el que la tecnología "rellena cada hueco" de nuestro tiempo, de manera que cada momento que hubiéramos podido tener para hacer una breve pausa y reflexionar (incluso al ir al baño o al trasladarnos de un lugar a otro), ahora lo podemos "rellenar" con alguna actividad simple y altamente estimulante que nos lleva a sacrificar la oportunidad de mirar hacia adelante en la trayectoria de nuestra empresa o de mirar hacia dentro de nosotros mismos o de observar a nuestro alrededor para encontrar esa nueva idea que nos llevaría a aprender algo nuevo o a resolver algún problema. Las nuevas ideas no pueden acceder a nuestras mentes cuando el espacio está ocupado en saltar de una App a otra o perdido en nuestra bandeja de entrada.

Juliet Funt, directora general de la empresa de consultoría "WhiteSpace at Work" habla sobre la premisa de que las compañías que implementan la posibilidad de hacer pausas estratégicas denominadas "Espacios blancos" en su ambiente de trabajo, logran que el desempeño de sus empleados sea más creativo, productivo y comprometido: "Cuando las personas trabajan continuamente haciendo tareas una tras otra durante todo el día sin darse el tiempo para hacer una pequeña pausa para pensar y reiniciar el sistema, es simplemente imposible que consigan los resultados creativos y complejos de los que serían capaces." Hacer pausas, detenernos a pensar y reflexionar sobre lo que estamos haciendo y sobre cuáles son realmente nuestros objetivos, es una actividad imprescindible tanto para nuestra vida profesional como personal.

Dentro de un par de semanas termina el 2015 y muchos de nosotros tendremos un par de días de asueto que podemos aprovechar para bajarnos de la "montaña rusa" en la que vivimos y darnos ese momento de reflexión tan necesario. Revisa lo que hiciste este año y haz una evaluación honesta al respecto. Date un espacio blanco en el que solo observes, no pienses en hacer nada, no intentes ningún cambio, solo detente y concéntrate en observar. Antes que nada reflexiona sobre qué es lo que quieres conseguir y después piensa sobre las cosas o situaciones que de alguna manera estén obstaculizando tu capacidad de obtener los resultados que deseas o, por el contrario, aquello que te esté impulsando en la dirección correcta.

La mayoría de los profesionales en productividad coinciden en que el primer paso para conseguir ser más efectivos es tener claridad sobre lo que queremos y sobre lo que estamos haciendo en la actualidad. Si no conocemos cuál es realmente el punto de partida y hacia dónde queremos ir, difícilmente lograremos mejorar cualquier cosa. Pero ¿cómo saber "la verdad" de nuestro comportamiento y de lo que estamos haciendo? y ¿cómo llevar un registro preciso del tiempo de trabajo sin pasar horas en ello y sin distraernos de lo que realmente nos importa?

Tal vez tu primer impuso sea mirar tu agenda o hacer un recuento de memoria de las cosas que hiciste por ejemplo durante el mes, sin embargo, lamento decirte que esta información seguramente será imprecisa y probablemente no seas capaz de identificar dónde y en qué estás poniendo tu mayor esfuerzo. Desafortunadamente ya no podemos regresar el tiempo para cambiar esto, pero una sugerencia es que a partir de ahora te hagas el hábito de hacer time tracking y llevar un registro preciso de tu tiempo.

En más de una ocasión he leído artículos en los que se argumenta que las herramientas para time tracking no mejoran la productividad y hasta cierto punto tienen razón, el time tracking no facilita nuestra administración ni nos ayuda a hacer las cosas más rápido ni a hacer mejor los proyectos, ni a gestionar mejor nuestras actividades, sin embargo, sí nos ayuda a recabar la información que necesitamos para analizar qué es lo que estamos haciendo y deducir cómo podemos mejorarlo.

Sin embargo, recuerda que lo más importante no son los datos en sí mismos, sino lo que hacemos con ellos. Controlar cuántas horas pasamos "trabajando" o incluso registrar diligentemente el tiempo que pasamos en las cosas no sirve de nada si no nos hacemos el hábito de analizar esa información y, sobre todo, si no hacemos algo con ello. Analizar y reflexionar por horas tampoco nos llevará a ningún lado si finalmente no concretizamos dichas reflexiones y las convertimos en acciones.

Al revisar lo que has hecho, míralo "desde afuera", no te recrimines por los errores cometidos y no te preocupes por las incertidumbres, trata de ser honesto contigo mismo y busca oportunidades de simplificar, trata de encontrar dónde y cómo puedes deshacerte de algunas tareas inútiles, sistemas o proyectos obsoletos, personas negativas, malos hábitos y cualquier otra cosa que le quite peso a tu costal. Después, date la oportunidad de abrir tu mente a la creatividad y a la posibilidad de no subirte nuevamente a la montaña rusa, sino de elegir una forma en la que el viaje se disfrute más y mejor :-)