¿Cómo ayudar a tu equipo a usar el software de registro de tiempos?

Es común que la simple posibilidad de implementar una herramienta para el registro de tiempos (time tracking) genere reacciones adversas y de resistencia entre nuestros colaboradores. Puede que esto se deba a malas experiencias del pasado, pero más probablemente solo se trate de una reacción totalmente humana de miedo al cambio y a lo desconocido (y sobre todo si este cambio implica algún tipo de “control”). Si alguna vez has considerado la posibilidad de utilizar una solución de este tipo pero no estás seguro de si realmente te será útil y cómo deberías presentársela a tu equipo para que comprendan su beneficio y comiencen a utilizarla a pesar de sus miedos, aquí te damos algunos consejos:

1. Explícales los beneficios 

Habla con abiertamente con tus colaboradores sobre las razones por las que deberían llevar un registro de la forma en la que usan su tiempo y sobre los beneficios que esto conlleva. Es muy importante explicarles que el registro de tiempos o “time tracking” no es una forma de micro gestión del tiempo ni una forma moderna de controlar a los empleados. Es una herramienta enfocada en los procesos y en los resultados, que nos ayuda a saber cómo se está empleando el tiempo y en qué.

¿Cuáles son los principales beneficios de usar un software de time tracking?

1. Obtienes una visión global y precisa del tiempo que es realmente necesario para llevar a cabo tareas específicas. Esta información es imprescindible para efectuar una mejor planificación de los recursos de la empresa.
2. Tienes información actual de qué es lo que está haciendo cada persona, lo cual te permite identificar quién ya está sobrecargado y a quién aún le puedes asignar otra tarea.

Reúnete con tu equipo y háblales sobre los beneficios de hacer time tracking en la empresa, responde a todas las preguntas que surjan y asegúrate de hacer hincapié en que se trata de mejorar la eficiencia y el ambiente de trabajo. Es muy importante que todos comprendan las razones y la importancia de implementar el software.

2. Muéstrales que es simple

Definitivamente no hagas que tus empleados escriban sus actividades y tiempos manualmente en hojas de Excel. Hoy en día estas prácticas tediosas y usurpadoras de tiempo ya no son necesarias, mejor invierte un par de horas a encontrar algún software de registro de tiempos que automatice esta tarea por ti. Realiza una búsqueda intensiva para considerar varias opciones y estudia sus pros y sus contras de acuerdo a tus necesidades particulares.Toma en cuenta que la solución que elijas debe de ser simple, intuitiva y, por supuesto, adecuarse a tu presupuesto. Actualmente existe una amplia oferta de este tipo de aplicaciones, por lo que encontrar la adecuada puede ser una tarea ardua, pero que vale la pena.

Sugerencia: más vale invertirle unos minutos extra a hacer una buena selección, que escoger lo primero que te encuentres y después tener que repetir el proceso porque te diste cuenta de que la opción que elegiste no era la mejor para ti.

Una vez que hayas encontrado un software que te guste, pruébalo y aprende a usarlo. Después muéstraselo a tu equipo, explícales cómo trabaja, qué funciones tiene y cómo se usa. Pídeles su opinión al respecto y responde a sus preguntas. Si quieres que el nuevo software funcione y que te brinde los beneficios correspondientes, es importante que el proceso sea simple y comprensible para todos.

3. Enseña a tus colegas a usar el time tracker y ayúdales

Como hemos dicho anteriormente, elige un programa que sea fácil e intuitivo. Cada vez son más las empresas que prefieren el software en la nube combinado con aplicaciones móviles, cuya flexibilidad, bajo costo y facilidad de uso, hace que sean una excelente opción sobre todo para las pequeñas y medianas empresas (PYME), cuya dinámica requiere justamente de estas cualidades.

Apoya a tu equipo especialmente durante la primera semana haber comenzado a usar el software, es cuando hay mayor riesgo de claudicar:

• Envía recordatorios diarios a tus empleados para que hagan el registro de su tiempo y pídeles sus comentarios.
• Incítalos a ayudarse mutuamente cuando tengan algún problema.
• Recuérdales que el time tracking no es un reloj para registrar la asistencia, sino una herramienta que les ayudará a revisar sus procesos para aumentar su productividad personal y la de la empresa.
• Compartan y discutan los resultados

4. Analiza los datos obtenidos sobre la efectividad en el uso del tiempo de tu equipo

Después de unos días de utilizar el software de registro de tiempos tendrás los primeros resultados, organiza una reunión con tus colegas y compartan sus impresiones. Los números y estadísticas te darán una visión objetiva de quién está trabajando en qué y cuáles son los resultados logrados. Con el paso del tiempo será más fácil identificar las actividades o procesos problemáticos y corregirlos, lo cual con seguridad aumentará la productividad y mejorará en gran medida el ambiente en tu equipo. Muchos programas de time tracking facilitan la revisión grupal del comportamiento y los avances, lo cual ayuda a la motivación del equipo, sin embargo, no olvidemos que los números y el dinero no lo son todo y, al final de cuentas, a menudo la mejor motivación son simplemente unas palabras de reconocimiento. No solo bases tu motivación en los números, solo úsalos como respaldo de tus reconocimientos :-)

5. Convierte el time tracking en un hábito 

Al utilizar programas para time tracking lo más importante es la regularidad y la disciplina. Es indispensable cultivar el hábito de usar el software y registrar las actividades diariamente, así como revisar y analizar con periodicidad los datos obtenidos; solo así obtendrás los beneficios que te brindan este tipo de herramientas. Además, recuerda que si tú no das el ejemplo, tus empleados pronto perderán el interés y dejarán de usarlo.

Es necesario que expliques con regularidad a tus colaboradores qué se está haciendo con los datos obtenidos de los registros de tiempo y que compartas con ellos ejemplos de optimización exitosa de los procesos de trabajo. Te recomendamos, por ejemplo, hacer revisiones semanales o cada dos semanas de los informes de horas y discutir sobre cuáles son las actividades más o menos efectivas, qué resultados se lograron y qué es necesario mejorar o cambiar.

Haz hincapié en los cambios positivos que se están produciendo gracias a la utilización del software y muéstrales el antes y el después. Verán que el tiempo y el esfuerzo invertidos en familiarizarse con el programa y registrar los tiempos, han conllevado más ventajas que desventajas. Verán que es posible realizar una evaluación más objetiva y justa basada no en el número de horas pasadas en la oficina, sino en el verdadero esfuerzo y trabajo realizados.

Los datos obtenidos mediante el registro y seguimiento de tiempos, te ayudarán a reducir riesgos y a efectuar una mejor planificación de futuros proyectos, así como a predecir mejor los resultados. Las herramientas de time tracking pueden ser muy fáciles de usar y ayudan a mejorar la productividad de cada vez más empresas alrededor del mundo, ¿por qué no lo intentas?

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