Time Tracking – La importancia de comprender el concepto

El concepto de time tracking está muy difundido por todo el mundo y en algunos países como Suiza o Alemania incluso es obligatoria. En los países hispanohablantes sin embargo, aunque se utilice como herramienta, no existe una denominación precisa ni claridad en el concepto mismo.

Los nombres que se le dan varían, a veces se usa la versión en inglés, otras veces se le llama control de tiempos o registro de tiempos o seguimiento de tiempos… El resultado es que un concepto simple termina siendo discutido y reinventado cada vez que necesitamos presentárselo a nuestros colegas, empleados o clientes. El hecho de que aún no se haya establecido un nombre común para la herramienta y el concepto, conduce a que cada quien lo aborde de manera diferente y se genere confusión, por esto es muy común que se confunda por ejemplo con herramientas para la gestión de proyectos o el control de asistencia de los empleados. 

El otro día, llegó de visita a nuestra oficina un colega peruano que estaría unos días de visita en la Ciudad de México. A la hora de la comida le propuse llevarle a un sitio al que solemos ir y en el que, además de tener un buen servicio, cocinan bastante bien.

Como yo conocía el establecimiento, me ofrecí para recomendarle algo y pedir en su nombre. Cuando le dije que había pedido unas tortas, me miró muy sorprendido y comenzó a reírse, diciendo que a esa hora del día él prefería comer algo que no fuera dulce. Entonces comprendí que para él las tortas son lo que para mí los pasteles y lo tranquilicé explicándole que en México las tortas son una especie de sándwich.

Esta sencilla confusión, transferida al ambiente profesional y corporativo, puede resultar mucho más compleja y la solución puede tomar más tiempo. La necesidad de utilizar herramientas de time tracking existe, sin embargo, la falta de un término que las defina y que facilite la comunicación, a menudo provoca que las empresas, autónomos, profesionales, etc. tengan la necesidad de inventar formas para lograr que sus colegas comprendan a lo que se refieren y con ello causen confusión. El resultado es una búsqueda innecesariamente larga y varios malentendidos en el camino.

Hace poco mantuve una conversación con un profesional en el ámbito del Derecho, que necesitaba de una solución tecnológica para su sector. Sin saber muy bien lo que quería y sin siquiera saber qué término buscar en Google, redactó un texto con la descripción de sus necesidades el cual sería enviado a diversas empresas desarrolladoras de software. Escribir este texto, le implicó que tuvo que hacer varias reuniones con su personal para determinar sus necesidades y requerimientos, después resumirlas y finalmente escribir el texto. La solicitud constaba de dos párrafos y una lista de 10-15 requisitos.

Al final de cuentas resultó que lo que necesitaban no era nada más ni nada menos que un software de time tracking. Si hubieran tenido el concepto más claro y hubieran conocido alguna forma de referirse al mismo, el problema podría haberse resuelto en cuestión de minutos y hubiera bastado con una rápida búsqueda en Internet para encontrar una gran variedad de posibilidades de entre las cuales sin duda hubieran encontrado alguna que cumpliera con sus necesidades.

Necesitamos una manera de referirnos al time tracking, saber lo que es y cómo nombrarlo. La falta de claridad en el concepto a menudo nos hace perder la oportunidad de explorar todo su potencial y las ventajas que nos puede ofrecer, por lo que las empresas no lo utilizan en su plenitud y termina “diluyéndose” entre otros procesos o al final de cuentas se implementan soluciones que cubren otras necesidades pero no brindan los beneficios del time tracking.

Más allá de consensuar un nombre universal, necesitamos comprender y difundir el concepto. El time tracking es básicamente llevar un registro de la forma en la que invertimos (o gastamos) nuestro tiempo. Es una práctica que permite identificar errores y optimizar nuestro trabajo. Nos permite en gran medida adquirir información para analizar nuestros procesos y tomar decisiones para gestionar mejor nuestros recursos y dar seguimiento al desempeño de los empleados. Si se aplica correctamente, también puede darnos información precisa del costo del tiempo y la energía de cada uno de sus miembros y calcular el precio real del trabajo. En el caso de los autónomos, además facilita enormemente la facturación.

El time tracking se puede realizar utilizando herramientas básicas como lápiz y papel, un cronómetro o tablas de Excel, sin embargo actualmente existen herramientas y aplicaciones que efectúan este proceso de manera automática, sencilla y a precios muy asequibles. Hay múltiples opciones de software de time tracking en el mercado, algunas incluso en español. Aprovecharlas nos ahorrará tiempo, esfuerzo y dolores de cabeza, por lo que vale la pena considerar su utilización.

Una excelente opción es primaERP Time Tracking, software que facilita el registro del tiempo invertido en proyectos, clientes, y tareas; permite asignar precios por hora a los registros de tiempos y genera informes automáticos. Cuenta con un cronómetro para hacer el registro en tiempo real y está en la nube por lo que la información está accesible en todo momento y desde cualquier lugar. Cuenta con aplicaciones nativas para iOS y Android y es totalmente gratuito para equipos con hasta 3 miembros.