¿Cómo llevar un registro preciso del tiempo de trabajo?

En muchas pequeñas y medianas empresas suele pasar que surgen desacuerdos sobre el número de horas trabajadas y, naturalmente, también sobre la remuneración económica que se recibe. Las horas extra, los fines de semana, las vacaciones, las licencias por enfermedad, los viajes de negocios... todo esto requiere de llevar un registro preciso del tiempo trabajado. Y si la empresa se decide a llevar un registro y control del tiempo invertido en los clientes, proyectos y tareas, de pronto la carga administrativa que esto implica puede convertirse en algo casi que insostenible.

Sin embargo, solo registrar el tiempo de trabajo no basta. El desconocimiento de la cantidad exacta de horas trabajadas (productivamente), es un problema con el que a menudo se enfrentan las empresas y que suele conllevar problemas con los empleados, con los clientes y llevar a una mala planificación, al incumplimiento de términos y, en consecuencia, a la pérdida de ganancias. Por esta razón es imprescindible llevar un registro que sea preciso y analizarlo con regularidad, pues solo así podremos detectar los problemas desde su surgimiento y resolverlos más fácilmente. Y, ¿cómo hacerlo?

Las imprecisiones en los registros de tiempo generan problemas

¿Todos en tu empresa tienen claro para qué les sirve realmente llevar el registro del tiempo de trabajo y por qué es importante que se apegue a la realidad? ¿Tú mismo lo tienes claro?

En cada empresa o equipo de trabajo, suele haber quienes no creen que el registro de tiempos sea útil, no saben cómo hacerlo o simplemente no tienen al disciplina de llevarlo a cabo con precisión. Por estas y otras razones surgen problemas como:

1. Evaluaciones inexactas de la rentabilidad de los proyectos debido a información imprecisa sobre el costo de tiempo invertido.
2. Problemas para hacer una buena planificación y/o aprobación de proyectos en sus diferentes etapas por falta de estadísticas e información confiable sobre el tiempo que se requerirá para su realización.
3. La ausencia de información objetiva sobre carga real de trabajo de los empleados. No se sabe quién ya está sobrecargado y quién aún tiene capacidad para recibir nuevas tareas.
4. No está claro qué tan efectivamente se realizan las diferentes tareas y cuál es la relación entre el tiempo productivo y el improductivo.
5. Pérdidas monetarias.

Por qué los registros de tiempos son imprecisos

El registro de tiempos es un reto en sí mismo, ya que requiere de disciplina y atención. No muchas compañías cuentan con sistemas que facilitaran el registro de manera automática, como es el caso de los programas para time tracking. Por lo general, los empleados rellenan hojas de tiempo en forma de tablas en Excel y solo anotan las horas que (más o menos) trabajaron, sin embargo esto no les ayuda a analizar cómo están usando su tiempo ni en qué tareas se están ocupando realmente. Es muy fácil olvidar algunas horas o añadir horas de más, ya que además por lo general estas tablas se realizan sólo una vez por semana.  

Hay que tener en cuenta también los factores relacionados con la forma en la que trabajamos nosotros y nuestros empleados como el hecho de que a menudo se llevan a cabo varios tipos de actividades durante el día y muy pocos sabemos manejar esto de manera que logremos realizar solo una tarea a la vez, lo cual por un lado afecta el nivel de eficiencia y por el otro dificulta el llevar un registro preciso de lo que se hace.

Si la hoja de tiempos se rellena una vez por semana, lo único que la mayoría de los trabajadores recordará es si pasaron trabajando más o menos de 8 horas, nada más. Calcular su nivel de eficiencia o inversión precisa de tiempo en cada proyecto, cliente o tarea... ni pensarlo.

Las horas de trabajo y las de pausas no determinan si el tiempo ocupado fue productivo o no. Por ejemplo imagínate que te tomas una pausa para tomar café y mientras tanto te pones a pensar en cómo resolver el problema que tienes con uno de tus clientes; de pronto se te ocurre la respuesta que tanto estabas buscando y por lo tanto tu tiempo de "descanso" se convierte en tiempo productivo :-)

Lo mismo ocurre con la hora de la comida, si ocupas este tiempo en cerrar un negocio importante o en crear nuevas relaciones de negocio, la tiempo de la "pausa" resulta ser más eficiente que las horas pasadas en reuniones que no llevan a nada o sentado en tu ordenador procrastinando y siendo totalmente improductivo. Entonces, cabe preguntarnos si el enfoque formal del registro de horas que suele usarse actualmente en las empresas es realmente útil  y si no habría que cambiarlo...

La gente debe realizar el registro de tiempos y tratar de mejorar su productividad, no para simplemente completar un número de horas laborales semanales, sino por ellos mismos. Esto, por supuesto, también es difícil para los directores de empresas que están acostumbrados a los modelos en los que las horas de comida y pausas se consideran como no laborales ("improductivas") y las horas de oficina como laborales ("productivas"), sin embargo si queremos considerar el "recurso tiempo" en nuestro desarrollo empresarial, tenemos que cambiar nuestra forma de pensar.

Actualmente existe una creciente tendencia a utilizar programas de "time tracking", los cuales se enfocan en facilitar el registro de tiempos según proyectos, clientes y tareas y automatizan el cálculo del valor del tiempo en términos de dinero, además de crear informes con dicha información para su análisis.

Estos programas para el registro de tiempos no fueron diseñados para controlar a los empleados, como en el caso de la novela de George Orwell "1984", sino como una herramienta de auto-mejora de la efectividad personal, solo si se usa de esta manera pueden brindarnos beneficios. Por esta razón es que es tan importante que tus colaboradores estén realmente convencidos de su utilidad y de que tiene sentido, de otra manera siempre se encontrarán mil excusas por las cuales no hacerlo (o hacerlo a medias) y por lo tanto no podrás sacarle el máximo provecho.

Nivel de precisión

Es necesario tener claro el nivel de precisión requerido y qué tan realista es. Pregúntate a ti mismo qué tan exactos deben de ser los datos del uso del tiempo tuyo y de tus colaboradores para que realmente te brinden información que te ayude a planificar mejor futuros proyectos y pregúntate si la dinámica de tu empresa te permite siquiera lograr la precisión requerida para luego encontrar la forma de implementar nuevos métodos en tu equipo.

Es recomendable realizar la transición a un registro más detallado del tiempo de trabajo de forma gradual, para que tus colaboradores no lo vean como una carga y comprendan que la importancia que esta información tiene para poder tomar decisiones clave en el desarrollo de la empresa.

Aprovecha la tecnología

Si te decides a usar una herramienta de time tracking, considera que tenga la flexibilidad de conexión con otros programas, por ejemplo puedes combinar los calendarios de Google o Outlook con primaERP Time Tracking.

Esto te facilitará el registro de tiempos y reconocerás cuando por ejemplo te tardaste mucho más tiempo de lo que tenías previsto para realizar ciertas tareas. Con esta información podrás corregir y planificar mejor la asignación de recursos antes de que surjan problemas graves en la ejecución de los proyectos.

Analiza los informes

Los informes de horas deben ser revisados y analizados con regularidad. Encontrarás información sobre las tareas que desempeña cada miembro de tu equipo, quién está sobrecargado de trabajo y a quién puedes delegarle nuevas tareas. Ten en cuenta que antes de poder analizar los informes, se necesitará algún tiempo para reunir los datos que te sirvan para hacer los cambios apropiados.


Una vez que analices la información y comiences a ver los resultados, consúltalos con tu equipo, habla con ellos sobre la forma en la que están usando su tiempo, pregúntales su opinión sobre las tareas que realizan si creen que está bien o de qué manera podrían mejorar.  Es importante que si ya convenciste a tus colaboradores de realizar el registro detallado de su tiempo, realmente aproveches los datos obtenidos y no cometas el error de desmotivarlos dejando la información sin procesar. No tengas miedo de hacerlo, no es tan difícil como suena ;)

Si decides mantener el sistema de tablas en Excel, compara los datos con los informes creados en el software de time tracking y revisa si corresponden, si encuentras discrepancias asegúrate de corregir lo que las haya causado pues el tener un registro del uso del tiempo impreciso puede llevarnos a  tomar decisiones equivocadas por estar basadas en datos inexactos.

Para terminar, considera que contar con registros de tiempo confiables te ayudará a planificar mejor, corregir errores y hacer que tu empresa crezca, lo cual también hará que tus colaboradores sientan que están empleando su valioso tiempo en algo que vale la pena.