Reuniones inútiles - ¿Cómo evitarlas?

¿Alguna vez has tenido una junta que duró mil años y en la que todos los presentes trataron de resolver todos los problemas del mundo? Después de varias horas de acalorada discusión acerca de todo y de nada, necesariamente llega el cansancio, la desilusión y sobre todo la frustración. Muchos equipos todos los días pierden su tiempo en reuniones semanales que resultan ser una mera pérdida de tiempo. Sin embargo, las juntas son una herramienta indispensable para la gestión y la motivación de las personas, por lo que tampoco se trata de eliminarlas definitivamente del mapa, pero entonces, ¿cómo hacer reuniones de trabajo que tengan sentido?...

Utilidad

Ten en cuenta que las reuniones son caras... Consideremos que cada reunión dura por ejemplo una hora y media y después de de cada reunión, cada trabajador va a requerir de al menos otra media hora para poder concentrarse nuevamente en lo que estaba haciendo; si contamos que una hora de trabajo de cada trabajador cuesta por ejemplo X y en la junta hubo 8 trabajadores, eso ya serían 8X, esto sin contar que durante el tiempo de la reunión y la "re-concentración" el resto del trabajo se dejó de lado. Por esto, antes de organizar cualquier junta, primero responde a la pregunta de si es realmente necesario o si es solo una costumbre semanal o una manera de "descansar" de tu escritorio.

Objetivo

Para obtener buenos resultados en nuestras reuniones debemos tener un objetivo claro. Esto parece obvio y sin embargo, gran parte de las juntas a las que atendemos tienen objetivos muy vagos o no lo tienen en absoluto. No se trata de tener una lista de asuntos por discutir, sino de tener claro qué es lo que se quiere conseguir, qué decisiones se tomarán, qué información se necesita obtener, etc.

Antes de acordar cualquier junta, determina el criterio "SMART", que significa, asegurarte de que el objetivo sea: específico, mensurable, realizable, relevante y limitado en el tiempo. Tener como objetivo "discutir sobre asuntos actuales en la compañía y el equipo" puede terminar convirtiéndose en una larga discusión sin sentido de puntos de vista individuales que no nos llevan a ningún lado. En cambio un objetivo como, "encontrar los motivos por los que bajó la tasa de conversión de la página web en el último trimestre", podría llevarnos a obtener información para poder efectuar cambios y decisiones para mejorar los resultados.

Plan

Puede ser útil seguir una rutina habitual como por ejemplo:

1. Describir el problema
2. Plantear 3 - 5 formas de resolverlo
3. Seleccionar la mejor solución
4. Asignar al/los responsables de ejecutar las tareas correspondientes para ejecutar dicha solución
5. Determinar un plazo límite para hacerlo

Organiza

Escoge a un organizador adecuado para que prepare la reunión, su responsabilidad será ser una especie de moderador que se asegure de que ésta se lleve a cabo de acuerdo con el plan o que, al menos, no se desvíe demasiado. Todos los participantes deberán acordar que el organizador/moderador tendrá el derecho de interrumpir o re-dirigir las conversaciones si es necesario. Recuerda que no todo el mundo tiene la habilidad de "dirigir" una reunión, trata de que la persona que elijas para hacerlo cuente con algún entrenamiento especial para ello o que sepa reconocer los puntos importantes y los que son solo pérdida de tiempo, así como hacer las preguntas/observaciones pertinentes para conseguir los objetivos planteados.

Tiempo definido y número de participantes

Por regla general, la eficiencia de una reunión es inversamente proporcional al número de participantes y, muy a menudo, también a su longitud. Si la cantidad de asuntos a discutir es demasiado larga, vale la pena considerar la opción de dividirla en varias sesiones, pues estar demasiado tiempo sobre demasiados asuntos no es ni efectivo ni sano, según varios estudios, una persona no puede mantener el 100% de su atención en una tarea por largos períodos de tiempo, hay estudios que calculan que el tiempo óptimo para concentrarse en una tarea es de una hora pues posteriormente su atención comenzará a dispersarse y su eficiencia/eficacia se verá disminuida inevitablemente.

Ejemplo de un buen resultado

Una compañía realiza pruebas de efectividad en dos versiones de su misma página web (a este tipo de pruebas se les conoce como "pruebas A/B"). Dos semanas más tarde se organiza una junta para revisar los resultados y se espera que cada participante lleve preparado el análisis de la parte que le corresponde coordinar y una propuesta de las medidas a implementar a continuación. Durante la junta se revisan los puntos en orden y se designan responsables para ejecutar las tareas necesarias para llevar a cabo los pasos necesarios. Todos se marchan con objetivos claros a cumplir antes de la siguiente reunión.

Comienza hoy mismo a analizar la efectividad de tus reuniones, mide cuánto tiempo pasas a la semana o al mes en ellas (o en la "re-concentración post-junta") y comienza a registrar cuáles fueron provechosas, cuáles no y por qué motivo. Después repite aquellas acciones que te llevaron a tener buenos resultados y desecha todo lo demás. No tengas miedo de eliminar de tu agenda algunas de tus juntas, hay muchas cosas que puedes resolver de manera mucho más efectiva con una simple llamada telefónica o con un e-mail bien redactado.

Finalmente después de cada reunión, has un recuento y organización mental de las tareas que han surgido de la misma e inclúyelas en tu plan de trabajo. Cualquier reunión o decisión tomada, por muy buena que haya sido, es igualmente inútil si no se le da seguimiento.