El tiempo es el recurso más valioso de tu negocio. ¿Lo tratas como tal?

“El gasto más caro de todos es el gasto del tiempo“. Esta aseveración se le atribuye a Antifonte, orador, matemático y filósofo contemporáneo de Sócrates; ya en la antigua Grecia sabían que el tiempo es un tipo de costo (o gasto) con el que debemos contar, ¿por qué entonces es que los humanos modernos seguimos olvidándonos de ello tan a menudo? En cada empresa o negocio llevamos la contabilidad con meticulosidad absoluta y sabemos exactamente cuántos clips utilizamos, cuánto café consumimos, cuánto dinero gastamos y cuánto dinero ganamos. Pero, ¿sabemos cuánto nos cuesta realmente nuestro tiempo?

El proceso de selección de lápices

El asistente del departamento de promoción busca en internet y hace una selección de posibles lápices promocionales; después, junto con el director del departamento elijen tres finalistas y se los presentan al director general (porque, claro, es una cuestión sobre la que el también el director general tiene que opinar). Resulta que le gusta una de las opciones pero el precio ya no tanto, así que se llevan a cabo varias negociaciones y el resultado es un agradable 10% de descuento. Para un paquete de cinco mil plumas por un precio de 0.10 EUR cada una, es un ahorro de 500 EUR. ¿O no? Hagamos la cuenta:

En total se usaron 9.5 horas de trabajo, es decir casi una cuarta parte de la semana laboral, para seleccionar unos lápices promocionales y de ese tiempo, 4 horas de negociación por 500 euros de descuento. ¿Cuánto cuesta una hora de trabajo del asistente de promoción incluyendo los impuestos y costos del puesto de trabajo (ordenador, internet, electricidad, etc.)? ¿Cuánto cuesta la hora de trabajo del director de promoción? ¿Y cuánto la hora del director general de la compañía? ¿Lo has calculado? Bien, ahora multiplícalo por dos porque no solo se trata del tiempo que se perdió en estar negociando el precio de unos lápices, sino además el tiempo que no se dedicó a actividades más provechosas.

Podríamos pensar en diez maneras de cómo mejorar el proceso del ejemplo, pero ¿tenemos datos realmente sólidos con los que comenzar? Los datos para crear este ejemplo los obtuve de la misma manera como suelen hacerlo la mayoría de las empresas: la mitad lo predije y la mitad me lo saqué de la manga.

¿Ves el desequilibrio? Mientras que cuidamos y calculamos hasta el último centavo del precio de los lápices, el tiempo empleado en el proceso (cuyo valor se puede calcular en cientos de euros) solo lo adivinamos. 

El tiempo como recurso en los procesos críticos

En cada empresa, hay decenas o incluso cientos de situaciones como la de los "lápices promocionales" al año. Sin embargo, el tiempo humano es un recurso que necesitas para los procesos centrales de tu empresa, es decir, aquellos procesos que te generan dinero.
 
Dichos procesos variarán según cada compañía, pero cualquiera que sea el caso, si no controlas el tiempo invertido en cada uno de tus proyectos y productos, tendrás información inexacta sobre su rentabilidad - sin importar que conozcas con exactitud el precio de cada tornillo.

El tiempo como recurso en los “departamentos de apoyo“

Otro gran consumidor del tiempo son los “departamentos de apoyo", es decir aquellos cuyo trabajo influye de manera no directa los ingresos de la compañía: el departamento de TI, el de contabilidad, el de gestión de activos y en algunos casos incluso el de promoción, sólo por nombrar unos cuantos.

Los departamentos de apoyo pueden diferir según el tipo de empresa: para un negocio de transportes, por ejemplo, la gestión de la flota es un proceso central y un operador de tiendas online nunca estará de acuerdo con ver el marketing de contenidos solo como un “apoyo".

El denominador común de los departamentos de apoyo es que constituyen una gran cantidad de recursos (y costos) de la empresa y que es necesario asignar estos costos a proyectos específicos.

Medir, medir, medir y una vez más medir

No podemos estimar con precisión el tiempo que nos tomará hacer algo, a menos que contemos tanto con experiencia previa, como con información precisa. En pocas palabras, necesitamos tener una visión clara de lo que hacemos con nuestro tiempo.

El registro de tiempos (time tracking) es una tarea relativamente difícil para las empresas porque debe hacerse con detalle para que proporcione información suficiente y relevante, pero a la vez debe hacerse rápidamente y con facilidad. La mayoría de las herramientas disponibles satisfacen solo lo uno o lo otro, pero encontrar una herramienta que consiga equilibrar ambos aspectos es como encontrar una aguja en un pajar.

Por esta razón es que en primaERP nos esforzamos para que nuestra aplicación de registro de tiempos Time Tracking sea esa aguja :-)

El tiempo es el recurso más importante de tu empresa, incluso más importante que el dinero mismo, por eso ponle AL MENOS la misma atención.