Cómo poner precios precisos con BILLING

Calcular el precio correcto del trabajo y los productos es muy importante

En nuestro artículo anterior “Cómo usar TIME TRACKING si cobras por hora”, describimos algunas buenas prácticas de registro y administración del tiempo que nos permiten darles seguimiento y evaluarlas con el menor esfuerzo posible. En esta ocasión, nos centraremos en cómo ponerle precio a ese tiempo y en cómo facturar a nuestros clientes de manera que automaticemos procesos y ahorremos tiempo y esfuerzo.

El módulo BILLING de primaERP incluye una sección para asignar precios por hora de manera personalizada, la cual permite establecer reglas para designar precios específicos a cada registro de tiempo particular según nuestras propias necesidades. Veamos cómo…

1. Tu registro de tiempo predeterminado

Imagina a un cliente promedio a quien deseas facturarle algún trabajo realizado durante una temporada normal de trabajo. ¿Qué precio por hora utilizarás con mayor probabilidad?

Las funciones para gestión y asignación de precios de primaERP se encuentran en la sección "Precios" del módulo BILLING. Allí puedes crear nuevos precios por hora usando el botón verde:

"+ Precio por hora". Ingresa el precio por hora según los parámetros que desees y listo.

En caso de que tengas registros de tiempo previos y quieras cambiarles el precio para que correspondan a tus nuevos precios, utiliza la opción "Recalcular precio" y especificA qué registros de tiempo que deseas recalcular con el nuevo precio por hora.

Si tienes un precio por hora único para todas tus actividades será aún más fácil, cada nuevo registro de tiempo que crees contará con el mismo precio por hora. Pero si necesitas combinaciones más complicada, mejor continua leyendo ;-)

Los precios por hora más complejos suelen ajustarse a uno de los siguientes acercamientos básicos o sus combinaciones:

2. Precios de acuerdo a tu negocio

En este caso, tus precios reflejan principalmente los costos y/o la singularidad del servicio que ofreces. Este enfoque es el más simple y fácil de trabajar pues tu precio por hora se define según el tipo de servicio que brindas a tus clientes. Así, habrá ciertas actividades que sólo pocas personas en tu empresa pueden realizar y así mismo habrá trabajos más comunes o de rutina que pueden ser realizados casi por cualquiera.

En este contexto, el precio por hora puede representar el precio del salario del empleado particular que haga el trabajo (también visto como tu costo), de manera que, mientras más “exigente” sea el trabajo, mayor será el salario y, por lo tanto, facturarás más a tu cliente).

También puedes asignar precios por hora según tus tipos de actividades. Selecciona la actividad, ingresa el precio por hora que quieras asignarle y listo. De la misma manera puedes establecer precios por hora según usuarios individuales, tareas, proyectos o clientes.

3. Precios según tus clientes

En los párrafos anteriores hemos descrito cómo establecer el precio por hora predeterminado para tu cuenta y los precios por hora específicos para tus actividades y usuarios. Pero a menudo esto no es suficiente, es posible que tengas algunos viejos clientes leales a quienes les das precios más bajos, o nuevos clientes a quienes necesitas “enamorar” y les ofreces una tarifa introductoria con descuento. 

En este caso, puedes utilizar precios por hora según cada cliente individual de forma que, por ejemplo, tengas precios por hora para los proyectos piloto, para los descuentos de fidelidad, etcétera.

Si necesitas que tu facturación sea más detallada, también puedes fijar precios por hora según tareas específicas. Esto puede ser útil en particular para el caso de proyectos grandes. Solo ten cuidado de que las tareas no sean demasiado generales y si se pueden aplicar a la mayoría de tus proyectos, mejor regístralas como Actividades, ya que en primaERP, éstas no dependen de proyectos específicos y puedes utilizarlas para todos los registros de tiempo.

¡Ten cuidado al combinar los parámetros de precios! La regla general es que "mientras más específico,  es más importante". En este sistema, el cliente está considerado como el más específico (posteriormente los proyectos y las tareas) y, por lo tanto, también como el más importante.

Esto significa que si tienes dos tarifas por hora separadas que estén relacionadas con un mismo registro de tiempo, el precio por hora que se aplicará, será el que esté definido por el cliente/proyecto/ tarea, no aquel que solo tenga actividades/usuarios.

4. Combinación de parámetros de precios

Por supuesto, puedes combinar los precios que establezcas según tu negocio, con aquellos que pongas según tus clientes. Es relativamente común tener tanto precio por hora general por un servicio dado, como tener tarifas específicas para cada cliente.

También puedes establecer precios por hora que combinen varios parámetros, por ejemplo para el caso de un cliente X con una determinada actividad y utilizar esta combinación como un tipo de precio que se aplicará cada vez que dicha combinación se use en un registro de tiempo.

Esto significa: el algoritmo general de los  precios se hace yendo de abajo hacia arriba y buscando si tu registro de tiempo coincide con las condiciones marcadas con una cruz en la tabla. Si encuentras la  combinación correspondiente a tu registro, el precio por hora que hayas asignado a la misma se aplicará para el precio del registro de tiempo. 

Resumiendo

1. Organiza tu cuenta de primaERP de acuerdo con la la estructura que refleje mejor tu negocio, según los consejos de nuestro artículo anterior.
2. Decide a qué quieres ponerle un precio y con qué tarifa por hora. ¿Puedes fusionar algunas cosas?
3. Si facturas tu trabajo de acuerdo a tus servicios o a tus empleados, fija sus tarifas por hora.
4. Piensa en tus clientes y, si es necesario, ponles precios por hora individuales.
5. Piensa en lo que te falta: ¿qué necesita un precio totalmente individual y qué necesita la combinación de varios parámetros? 
6. No temas hacer las cosas con sencillez. Siempre podrás hacerlo más complejo después.

Conclusión

¡Listo! Ahora solo registra tu tiempo y “voilá” el precio correcto aparecerá mágicamente cada vez que crees registros de tiempo con los parámetros que asignaste y finalmente podrás disfrutar de tener informes y facturas precisas sin ningún trabajo adicional y listas para enviárselas a tus clientes.

La regla de "haz que sea simple"  se aplica muy bien en este caso, incluso aún más que en el artículo anterior. Si no es necesario que tengas un precio por hora específico para cada cliente, no lo hagas, ¡no crees listas de precios innecesariamente complejas!, tus clientes apreciarán la sencillez y, al final de cuentas, tú también :-)

PD: Para más inspiración, te recomendamos el excelente artículo “Los paquetes de precios aumentan tus ingresos”, por Robert Vlach. Te dará buenos consejos sobre cómo hacer maravillas con los paquetes de precios. Es un poco largo, pero seguro te valdrá la pena.