Consejos de TIME TRACKING: Reúna sus juntas de trabajo y mejore su eficiencia.

Horas de trabajo en un día: 8; número de reuniones en promedio por semana: 15; ¿cómo administrar mi tiempo de la mejor manera posible?

Es lunes y le echa un vistazo a su calendario: por supuesto que ya está lleno y todo está explotando por toda la oficina. Usted acaba de regresar de su primera reunión del día y ya está tratando de prepararse para la siguiente, pero debido al caos que le rodea, no está consiguiéndolo y que básicamente está perdiendo el poco tiempo que tiene para ello.

Al final del día, usted se siente agotado y lo peor de todo es que además tiene la sensación de que no ha completado nada de lo que tenía planeado. Y apenas es lunes, ¿cómo se supone que administre correctamente el resto de la semana? ¿Qué pensaría si yo le dijera que existe una manera de lograr que tanto usted como sus colaboradores sean más efectivos?

Seguramente alguna vez le ha pasado que estando en una reunión que estaba planeada para durar una hora, de pronto se dio cuenta de que ya llevaba 2 horas, todavía no se había llegado a ninguna conclusión y la siguiente reunión debería de empezar en 15 minutos. En este tipo de reuniones suele pasar que todos hablan y a menudo el tema se desvía hacia cosas sin importancia.

Comencé a darme cuenta de que pasaba la mayor parte de mis días en reuniones que duraban demasiado tiempo y que no estábamos siendo eficientes durante las mismas. Quería saber cuánto tiempo realmente estaba pasando en reuniones, comparar esto con la cantidad de tiempo que tenía planeado ello y saber qué era lo que de verdad conseguíamos durante las mismas. Así que decidí registrar este tiempo y darle seguimiento.

Situación antes de registrar el tiempo

Durante una semana tomé nota de todas las reuniones que tuvimos, su duración y contenido. Después de esta semana me di cuenta de que la mayor parte de mi tiempo lo había dedicado a reuniones y aun así, al menos 3 – 4 de las mismas habían tenido que cancelarse o posponerse porque no habíamos conseguido revisar todo lo que teníamos pendiente.

Terminé teniendo que hacer algunas cosas en casa porque no me daba tiempo de hacerlo después o entre las reuniones. Y esta situación también provocó que no pudiera dedicarme a las actividades que me gusta hacer fuera del trabajo como ir al gimnasio, ver a mis amigos o simplemente descansar.

La siguiente semana decidí poner todas las reuniones en dos días y una tras otra, además traté de planificar la duración de las mismas de una manera más realista. Aunque sabía que estos 2 días serían bastante agitados, esperaba que al menos los otros 3 días consiguiera dedicarme a mi trabajo habitual y no tuviera que preocuparme de ello en casa.

Situación después de registrar el tiempo

Después de esta segunda semana me di cuenta de que a pesar de que al principio mis colegas estaban  sorprendidos por mi cambio de actitud y porque ya no permitía tantas distracciones durante las reuniones, habíamos logrado hacer mucho más en mucho menos tiempo. Al principio de la junta les dije que teníamos poco tiempo porque en seguida tenía que estar en otra reunión y esto también dio muy buen resultado.

Registré mi tiempo nuevamente con estos cambios y en esta ocasión descubrí que mi nivel de eficiencia había sido mucho mayor. Todo esto también me hizo darme cuenta de lo importante que es estar consciente de cuánto tiempo realmente pasamos en cada cosa y qué tan efectivos estamos siendo.

Decidí compartir mi "experimento" con mis colegas y todos estaban muy asombrados al saber cuánto tiempo que estábamos perdiendo antes. Les convencí de que todos hiciéramos el seguimiento de nuestro tiempo y ahora todo el equipo está siendo más eficaz que nunca.