Consejos de TIME TRACKING: Agrupe y vencerá. Haga sus llamadas en conjunto y aproveche mejor su tiempo

Una de las ventajas de emplear un sistema de seguimiento y registro de tiempo es que nos brinda la posibilidad de mirar hacia atrás y tener una visión clara de cómo hemos organizado nuestras diversas tareas y actividades diarias. Es una visión más precisa que la que tendríamos si intentásemos, con gran esfuerzo, recordar qué y cómo nos hemos ocupado de nuestros deberes o si revisáramos las notas vagas hechas en nuestra agenda.

Una de las conclusiones a las que se puede llegar es que, aunque el tiempo en algunas actividades pudo haber sido utilizado con sabiduría, algunas actividades tal vez no se pusieron en el mejor lugar. Si consideramos lo anterior puede parecer como si para poder reorganizar nuestras actividades más productivas, debiésemos de eliminar las demás. No es así, algunas actividades pueden simplemente encajar en medio del tiempo no productivo de otras.

Evaluación de los registros de tiempo en primaERP TIME TRACKING

La propuesta aquí es re-organizar (o simplemente organizar) una de las actividades más comunes tanto en nuestra vida laboral como personal: las llamadas telefónicas. La idea es ofrecerle una visión general sobre cómo el tratar las llamadas como una actividad en sí misma, más que como una tarea asociada a otra actividad, puede ayudarle a ahorrar su valioso tiempo y al mismo tiempo lograr una comunicación eficaz.

1 - Cuando hacer las llamadas
Una vez que haya identificado qué llamadas pueden ser hechas en cualquier momento del día, lo que es conveniente para usted, identifique los momentos más libres (o menos ocupados) de su día. Un momento en el que su programa esté más relajado o cuando esté haciendo a alguna actividad que le permita realizar varias tareas a la vez (por ejemplo mientras está esperando en una fila, en una sala de espera, mientras pasea a su perro, entre las series en el gimnasio, en su viaje hacia/desde el trabajo, etc.) En otras palabras, puede meter su sesión de llamadas telefónicas en medio de otras tareas o hacerla mientras está haciendo otra cosa.

2 - Manejo de las llamadas
Si es posible, haga una lista de las llamadas que tiene que hacer; tenga a mano las herramientas que necesita para hacerlas (documentos, notas, material de oficina, etc.), haga de la preparación del material y de las llamadas en sí mismas, dos tareas independientes (esto le puede ahorrar unos cuantos viajes  entre su casa y su oficina). Establezca cuánto tiempo espera que dure cada llamada y trate de apegarse al plan.

• Consejo 1: Cuando le pregunten "¿A qué hora te llamo?", sugiera la hora que usualmente reserva para sus llamadas.
• Consejo 2: Rechace las llamadas entrantes que no sean urgentes y llame de vuelta durante el tiempo que tiene asignado a ello.
• Consejo 3: Si tiene planeado llamar desde un teléfono móvil, marque el número al que quiere llamar y pulse cancelar antes de que se conecte. Haga eso con cada uno de los números a los que planea llamar. De esta manera las "últimas llamadas" conformarán una lista de tareas pendientes y cuando llegue el momento, solo ábralo y pulse "llamar".
Por favor, tome en cuenta que no se trata de sacrificar su tiempo libre, al contrario, se trata de hacer las cosas de modo tal que al final usted tenga más tiempo libre para invertir en sí mismo.