El secreto de un mejor uso del tiempo - TIME TRACKING
¿Qué es el Time Tracking?
En realidad es un
concepto bastante sencillo, es simplemente medir
y registrar el tiempo que nos toma realizar cada una de las cosas que hacemos,
para así obtener información imprescindible para identificar cómo estamos
usando el tiempo, en qué estamos siendo eficientes, en qué no, qué actividades
nos están brindando más o menos beneficios, etc. Comprender esto es la pieza fundamental para comenzar a usar mejor nuestro tiempo.
Veamos un par de ejemplos prácticos:
1. Trabajo
por hora
Digamos
que trabajas como diseñador gráfico independiente para alguna empresa que te
paga por horas de tiempo que trabajas para ellos. Al final del mes te piden que
les envíes tu reporte de trabajo con la factura de cobro por las horas
trabajadas. No sería muy profesional que les enviaras un reporte diciendo que
trabajaste “entre 8 y 10 horas en el logotipo” o “más o menos 2 horas en la
página web”, etc. ¿No sería mejor y más profesional si les enviaras un informe
detallando cuándo y cuánto tiempo realmente trabajaste en cada tarea?
2. Trabajo
por proyecto
Imaginemos
que eres empresario y trabajas para múltiples clientes. Algunos te pagan por
hora y otros por proyecto. En el caso de aquellos que te pagan por hora, es muy
sencillo: si registras tu tiempo en tiempo real, tendrás informes detallados sin
trabajo administrativo extra. En el caso de aquellos que te pagan por proyecto,
es aún más útil: si registras tu tiempo y comparas el presupuesto de tiempo y
dinero que tenías asignado al mismo con el tiempo que realmente estás
invirtiendo y el dinero que tienes presupuestado, podrás identificar si estás
ganando o si ya estás en números rojos.
El concepto y el beneficio
El registro de tiempos
o Time Tracking siempre ha existido aún antes de que surgieran los softwares
que lo hiciera automáticamente, sin embargo el concepto del mismo ha cambado
bastante. Anteriormente se utilizaba solo para “controlar” el tiempo de trabajo
de los empleados, pero aunque muchas empresas siguen utilizándolo de esta
manera, cada vez crece más la tendencia de usarlo como una herramienta de gestión del tiempo que ayude
tanto a empleadores como a empleados a:
- planear más eficientemente cuánto tiempo necesitan para cada tarea
- organizar mejor su tiempo personal y laboral
- ser más productivos mediante concentrarse en hacer una sola tarea a la vez
- reflexionar sobre su disciplina y prioridades.
Cada vez más personas
trabajan como autónomos o crean sus propias empresas, cada vez hay más personas trabajando en pequeñas
y medianas empresas que se basan en una relación más humana con sus empleados
para la cual no basta con marcar una tarjeta de entrada y salida, sino que se
hace necesario también medir y
reflexionar la eficiencia y la calidad con la que se invierten las horas de
trabajo. Por esta razón, el Time Tracking o registro de tiempo se convierte
cada vez más en una herramienta fundamental.
primaERP TIME TRACKING
Existen cientos de
programas de registro y seguimiento de tiempo, pero hoy me voy a enfocar en uno
en concreto: primaERP Time Tracking. Es un programa basado
en la nube, para registro de tiempo en tiempo real mediante un cronómetro o de manera retroactiva. Sus principales caractarísticas son:
- Cualquier número de usuarios con una misma cuenta y posibilidad de asignarles “roles” o permisos de acceso diferentes.
- Permite asignar precio a las actividades y crear presupuestos de tiempo y dinero a proyectos y tareas.
- 5 tipos de informes personalizables que pueden exportarse en formato Excel, CVS o PDF
- Integración con otros programas de gestión de proyectos como Basecamp, Asana, etc.
- Conexión con los calendarios de Google y MS Exchange.
- Aplicación y servicio de atención completamente en español.
- Gratuito para 3 usuarios
Además está integrado con dos módulos más:
Billing, que ofrece la posibilidad de asignar precios por hora según proyectos, clientes, usuarios, actividades, etc. y hacer facturas proforma basadas en los registros de tiempo creados. Esto por supuesto automatiza y agiliza enormemente el trabajo administrativo y la facturación. Podrás ver literalmente cómo tu tiempo se convierte en dinero.
Attendance, que es una sencillísima aplicación para registro horario y creación automática de hojas de asistencia, accesibles online y en teléfonos móviles.
Billing, que ofrece la posibilidad de asignar precios por hora según proyectos, clientes, usuarios, actividades, etc. y hacer facturas proforma basadas en los registros de tiempo creados. Esto por supuesto automatiza y agiliza enormemente el trabajo administrativo y la facturación. Podrás ver literalmente cómo tu tiempo se convierte en dinero.
Attendance, que es una sencillísima aplicación para registro horario y creación automática de hojas de asistencia, accesibles online y en teléfonos móviles.
¿Qué te
parece? Te
recomiendo que lo pruebes y te agradeceré me compartas tu opinión.
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