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Por Germán Piñeiro

Estamos comenzando el año con muchas ganas de seguir brindando lo mejor de nosotros y como primer paso queremos agradecer especialmente a nuestros queridos usuarios que ya forman parte de la familia de primaERP y a todos aquellos que nos han ayudado a crecer y a madurar con sus comentarios y sugerencias.  A continuación les compartimos una breve revisión de nuestros logros en el 2015:

Revisar el e-mail, llamar por teléfono a tu colega, delegar el trabajo a quien lo tengas que delegar, volver a mirar el e-mail, volver a llamar por teléfono al que reparará el cerrojo de la puerta del edificio, escribir el reporte de la reunión de esta mañana, atender al almuerzo con el cliente X y sortear el terrible tráfico por las dos manifestaciones que bloquearon las avenidas principales, volver a la oficina, revisar tu agenda y reorganizar las citas de los próximos días, escribir otro email, revisar el presupuesto que te mandó Juan hace dos semanas...  ¡Trabaja! ¡Trabaja! ¡No pierdas el tiempo! ¡Sé productivo! ¡NO! ¡BASTA! ¡PARA! Si tu intención es lograr algo o llegar a algún lugar manteniendo la cordura y de manera efectiva, detente un momento y piensa...

¿Te has preguntado por qué tan a menudo fracasan los proyectos, cuánto dinero les cuestan a las empresas de TI los proyectos que no funcionan, cuál es el papel del director de proyectos? En este artículo te damos algunos datos que probablemente te parecerán sorprendentes.

La estimación precisa de los costos y el tiempo que tomará realizar un proyecto es crucial para mantenernos dentro de los márgenes de nuestro presupuesto. Hacer un cálculo equivocado puede llevarnos a perder dinero o incluso a que nos resulte imposible terminar el proyecto. Por esta razón es necesario poner especial atención en hacer una planificación detallada y prever posibles complicaciones. Pero, ¿cómo saber qué precio es razonable y correspondiente según la calidad y complejidad del trabajo realizado? o ¿cómo estimar el tiempo que nos tomará? A continuación te damos algunos consejos para resolver estas preguntas:

La gurú de las redes sociales Michelle Losekoot  compartió en Twitter: "Muchos piensan que lo más difícil en la vida de un profesional independiente es conseguir nuevos clientes y trabajo. Pero en realidad, lo más difícil es rechazarlos."  Esta sencilla frase de 26 palabras logró resumir la esencia de un problema que tarde o temprano todos los emprendedores tienen que enfrentar. En su búsqueda por alcanzar sus objetivos y hacer crecer sus proyectos, muchos autónomos y emprendedores suelen aceptar cualquier trabajo que se les presenta y evitan rechazar trabajo por temor a no ganar lo suficiente o por temor a no tener suficientes clientes después, sin embargo al mismo tiempo subestiman la relación entre la cantidad y dificultad del trabajo y el tiempo con el que realmente cuentan. ¿Te suena familiar?

Imagina que estás sentado ante el ordenador tratando de concentrarte en el trabajo que estás haciendo y de pronto te aparece una notificación de que acabas de recibir un nuevo e-mail y en seguida uno de tus compañeros de trabajo dice algo gracioso. Por supuesto tienes el impulso de leer inmediatamente ese e-mail que llegó y que puede ser muy importante y, claro, por cortesía deberás de reaccionar al chiste de tu compañero. Unos minutos después, tratas de volver al trabajo que interrumpiste y te das cuenta de que ya no tienes ni idea de lo que estabas haciendo. ¿Y ahora?, cómo conseguir concentrarte de nuevo en tu trabajo o, mejor aún, cómo mantenerte concentrado en tu trabajo y no permitir que las múltiples distracciones te ahoguen. A continuación de damos 3 sugerencias muy sencillas de seguir y que seguramente te serán de utilidad.

Las juntas pueden ser una gran herramienta para impulsar la organización del equipo, resolver problemas complicados y corregir o redirigir nuestros proyectos, sin embargo, como bien sabemos, también pueden ser una pérdida de tiempo, dinero y el motivo de una baja productividad. En nuestro artículo anterior sobre reuniones inútiles y cómo evitarlas , discutimos los aspectos básicos para lograr que las reuniones tengan sentido, ahora veamos algunos consejos para que no sólo tengan un buen objetivo y utilidad, sino que además sean ágiles y efectivas.

El " vertrauensarbeitszeit ", traducido al español como "confianza en el tiempo de trabajo", es un concepto alemán que según  Wikipedia significa "...un modelo de organización del trabajo, en el que la realización de ciertas tareas acordadas está en primer plano por sobre la presencia temporal del empleado en el lugar de trabajo." E implica un acercamiento a la productividad laboral basado en la confianza y no en el número de horas que el trabajador pasa frente al ordenador. ¿Cómo funciona y por qué es importante para nuestras empresas?

¿Alguna vez has tenido una junta que duró mil años y en la que todos los presentes trataron de resolver todos los problemas del mundo? Después de varias horas de acalorada discusión acerca de todo y de nada, necesariamente llega el cansancio, la desilusión y sobre todo la frustración. Muchos equipos todos los días pierden su tiempo en reuniones semanales que resultan ser una mera pérdida de tiempo. Sin embargo, las juntas son una herramienta indispensable para la gestión y la motivación de las personas, por lo que tampoco se trata de eliminarlas definitivamente del mapa, pero entonces, ¿cómo hacer reuniones de trabajo que tengan sentido?...

Otra vez estamos en esa época del año en la que las aulas de escuelas y universidades se llenan nuevamente y las vidas de muchísimas personas se ven afectadas por el regreso a clases. De pronto el número de actividades planeadas para nuestro día se multiplican y los días comienzan a correr a una velocidad a la que nos habíamos desacostumbrado durante el verano. Nos preguntamos: ¿en qué se me fue el tiempo que pensé que aprovecharía durante el verano? ¿cómo me va a dar tiempo de hacer todo lo que tengo pendiente y además las actividades diarias escolares (propias o de mis hijos)? Existen muchas técnicas de gestión del tiempo (mejor dicho, de gestión de las actividades) que pueden ayudarnos a organizar mejor nuestro tiempo y a aprovecharlo más eficientemente. A continuación te compartimos una selección que puedes comenzar a poner en práctica:

Cada fin de mes me enfrento con el mismo problema: Tengo que enviar mi informe de horas a mi jefe y no recuerdo con exactitud qué fue lo que hice. Por supuesto, él quiere detalles sobre cuándo fueron las reuniones con el equipo, qué se trabajó, cuánto tiempo pasé en la consulta con determinado cliente, en qué consistió el “trabajo administrativo”, cuánto tiempo pasé en trabajo de campo y haciendo qué, etc. Son tantas las actividades que hago y las tareas que cumplo cada mes, que por supuesto nunca lo recuerdo con exactitud. Por esta razón, preparar la hoja de horas era mi mayor pesadilla hasta que hace algunos meses di con la solución.

El concepto de time tracking está muy difundido por todo el mundo y en algunos países como Suiza o Alemania incluso es obligatoria. En los países hispanohablantes sin embargo, aunque se utilice como herramienta, no existe una denominación precisa ni claridad en el concepto mismo.